年度末のClassroom処理、みなさんどうしていますか？
アーカイブ処理するだけの方もいると思うのですが、その際に課題や資料に添付して共同編集をしていたファイルの権限をそのままにしている方もいると思います。
安全のため、私の在籍する市では、編集権限のあるファイルは閲覧のみの権限にするような通知が出されています。そうでないと、異動などで先生が他市にいなくなる→触らないアカウントが所有者で誰でも編集できるファイルが残る→子どもたちの遊び場になる という事例が何回か発生したんです。
ただ、Google Classroom のクラスをアーカイブして、添付ファイルの編集権限を閲覧のみに変更して…なんて作業は、クラス数が多いとそれだけで結構な手間です。
そういったときに活躍するのがプログラムですよね。
毎年同じ作業をするのが面倒になったので、Google Apps Script でツールを作りました。
できること
- クラスに紐づくグループメールの編集者権限を閲覧のみに一括変更
- 処理済みクラスをアーカイブ
- 対象は課題・資料・お知らせに添付された全ファイル
操作はスプレッドシート上のダイアログから行うだけで、コードを触る必要はありません。
Classroomを作成すると、Classroomに参加している子どもたちをまとめたグループのアドレスが作られます。そのアドレスに対して編集可にしているファイルを対象に処理します。
【対象外・補足】
・組織全体に対して編集権限を付けたファイルは変更しません
・手動で編集可にしたファイルも走査して閲覧のみに戻します
使い方
以下のリンクからスプレッドシートをご自身のドライブにコピーしてください。使い方はスプレッドシート内に記載しています。
おわりに
学校や組織によって環境が違うと思うので、うまく動かない場合はコメントで教えてもらえると助かります。同じ悩みを持つ先生の役に立てば嬉しいです。
