パパ教員の戯れ言日記

パパ教員の立場から、ただただ戯れ言を綴る日記。教員全体の意見ではありませんので、悪しからず。

サイボウズでイベントを開催するにあたって困ったことなど。(あまり参考にはならないと思います…!)

もう一か月前なんですか…。

スタッフ約30人、参加者は120名ちょっとでお届けしたイベント。

blog.edunote.jp

とりあえず無事に終わったのですが、無事に終わるまでにたくさんの困難はありました。

今回はそれをシェアさせていただきます!

サイボウズ特有のもの

まずはサイボウズ東京オフィス特有のもの。

平面図がWeb上にないから自作しよう

中はストリートビューで公開されていたり、記事になっていたりするのですが、平面図がありませんでした。

これは地道に写真で残すか、平面図を自分で書くかしかないと思います。
うろ覚えで描くとこんな感じ。後は頼んだ。このうち、部屋1は仕切りが外せるのでメインステージと一緒に使える大きな空間になります。今回はそのようにしました。

後は部屋は都市の名前がついていますが、覚えていないのでストリートビューで見て下さい。笑

f:id:justsize:20190428131428g:plain

会場を借りるのはもちろん社員さんに負担がかかる。感謝の気持ちを忘れずに。

お休みの日に開けていただくのは社員さんの協力がないとできませんので、社員さんにお願いするしかありません。ここで開くと言うことはそういったコネクションがある方だと思いますが。一応。9時から19時が使える時間(鍵が開く時間)だと思っていいようです。搬入のためにちょっと前から…とかは毎回ドアを社員の方に開けてもらわないとダメなのでオススメしません。

荷物の搬入は地下3階の搬出入用EVだけど社員の方につきっきりになっていただく必要

車からの搬入口は地下3階です。搬出入口は30秒以上開放してはいけないルールなので、社員の方につきっきりになっていただく必要があります。

また、ビルの普通のEVは台車禁止です。

あと、搬出入のための車止めは1カ所しかありません。

空いているからと他の場所に止めると、駐車料金かかります。(10分しか停めてないのに500円かかった)

それと、普通に停めても1日の駐車料金は2500円でした。私、それを知らずに別の場所に2250円で停めたんですけど、先ほど言ったとおり500円かかったので逆に高くなった。何それ。笑

また、車止めにあるタイヤ止めは、トラックなどの車輪の大きさに対応するためなのか高さが高く、普通乗用車だとこすります。(こすった)

新車だったので泣くかと思った。キズになって無くて良かった…。

f:id:justsize:20190428143157g:plain

学校の先生は入館証の発行はできない→事前に大量発行するが吉

サイボウズの入っているビルは、入館証の発行を行ってゲートを通過する仕組みなのですが、ハードルが高かったようです。

休みだったので全く人気が無かった7階。入館証の発行の端末を2台占有し、大量に発行してその場で配りました。

また、帰りも必要なので無くさないように伝えておく必要があります。

飲み物は冷やせないと思っておいた方が良い→懇親会間際に冷えたものを届けてもらおう

バルには冷蔵庫があります。イベント用のスペースがあるので、その場所で飲み物を冷やすことが可能ですが、あまり多くは入りません。
入って1ケースちょっと。また、イベントの残りをご自由にどうぞコーナーに置いて良いことになっているのですが、ご自由にどうぞコーナーが一杯です。笑

Wi-Fiは100名はまだいけそうだった

ゲスト用Wi-Fiは100名くらいで接続しても大丈夫そうでしたが、使い方にもよると思うので、各自で回線用意が良いかもしれない。

電源確保は計画的に

ボックス席3つのあたりに展示ブースを作ったのですが、電源を確保できる場所が少ないので、延長コードやドラムコードが必要かと思います。

また、バルも同じように延長コードだらけにしてしまったので、見栄えが悪いかも。

長く持つPCもってきてね!(はーと

ゴミの処理→参加者で分担が本来良い気がします

今回は協力してくれたTFabWorksさんがゴミも引き取って車に乗せていってくれたのですが、それは本当に例外なので、各自でゴミを持ち帰れるようにしておいた方が良いかもしれません。自分で呑んだ缶やらお皿やらは自分で持ち帰ってもらうのが本来の姿に思いました。

オフィス街だからクロネコ休日閉まってたり、コンビニ駐車場無かったり

それぞれの荷物を発送する際に、クロネコは休日なので早く閉まったり、コンビニには駐車場がないので車が置けなかったりして発送に苦労しました。

結局私の車に乗せて私の家の近くから発送。荷物の搬出入についてはよく考える必要がある。これはただの勉強会と違う点ですね。プログラミング教育なのでとにかくものが多い…。

イベントを運営するに当たって

コミュニケーションツールの選択はミスるな。死ぬ。

最初Facebookで産声を上げたので、Facebookのメッセンジャーを使い、その後レスが多くなってきたのでFacebookのグループを作ってスレッド毎にお話ししてたんですけど、これはですね。無理です

話題があっちこっち行って死ぬ。何を読んだのか分からない。何にレスしたのか分からない。これは本当に申し訳なかった。

なので、コアメンバーだけでSlackに途中から移行して、ある程度まとまってからFacebookに下ろすようにしました。というか、グループの全員が知っていなくてはならない情報って案外多くないのにノイズばかり多いのでダメですね。Facebookのグループはイベントの運営には使うな。以上です。

Zoomの会議はスゴく良かった。次も無駄にやりたい。笑

民間の速さを舐めるな(これは私への戒め)

あっという間に進む。あっという間に決まっていく。あっという間に次に行く。
朝レスして、授業して放課後の休憩時間には読むべきものが30件くらいたまってる。

すぐレスできるものにはレスして、たまったものはひたすら次の日の朝に処理して…って続けてました。民間の方の動き、速いというかヤバい。でも、それが世間のあたりまえなんだろうな。そういった点では、学校ってぬるま湯だなと思った。

すごいスピードで動くぞ。権限を適切に委譲したら最強の人たちだった。

その点、いつも児童相手にやってる私は、大人相手のマネジメントができなかった。
全部自分が確認しないと気が済まないやつ。その点は反省。もっと信じて渡して良かったと思いました。

ATNDは使うな。

イベント前々日に急にメンテナンスで接続できなくなった。丸一日。有り得ん…。
そして、出席確認用のアテンボは使えなかった。QRコードの読み込みのためのカメラへのアクセス許可を求めることすらなかった。相当メンテされてない。ATNDはダメ。

とりあえずATNDから人数引っ張ってきて残り人数をTweetするようにしてみましたが、これだけは有効だったと思います。

<?php
//初期設定
error_reporting(1);
$targeturl= "https://atnd.org/events/104199";
// phpQueryの読み込み
require_once("./phpQuery-onefile.php");
//実際に読み込む
$html = file_get_contents($targeturl);
//タイトルとURLを取得
$t1title = phpQuery::newDocument($html)->find("#members-info")->find(".red")->text();
//残り何人かな?
$last = 180-$t1title;
//Tweetする文章の作成
$tweetstatus = "【登録状況】現在" . $t1title . "人! あと" . $last . "人!! 参加登録している方は定期的にATNDをチェック。入場方法などお知らせします! #watcha #watcha_pge 参加登録→ https://bit.ly/2udLzOy 詳細→ https://wpge.net";
//Twitterに投稿
require "twitteroauth/autoload.php";
use Abraham\TwitterOAuth\TwitterOAuth;
$consumerKey = "";
$consumerSecret = "";
$accessToken = "";
$accessTokenSecret = "";
$twitter = new TwitterOAuth($consumerKey, $consumerSecret, $accessToken, $accessTokenSecret);
$result = $twitter->post(
        "statuses/update",
        array("status" => $tweetstatus)
);
echo $tweetstatus;
if($twitter->getLastHttpCode() == 200) {
    // ツイート成功
    print "tweeted\n";
} else {
    // ツイート失敗
    print "tweet failed\n";
}
?>

あとはダメダメ。もう次は使いません。

パンフレットを作ろうとするとイベント内容がまとまる

告知用のパンフレットを作ろうとすると、イベントの内容がまとまっていきます。これはオススメです。Website完結も良いですが、ある程度制約のある紙に載せる情報を考えるのもオススメします。

印刷はプリントプロでお願いしました。初回限定で4000ポイントもらえるので、大幅にコストカットできます。

今回はパンフレット(A3カラー両面)と名札(ハガキ大)を印刷に出したけれども、おかげでトータル2500円くらいでした。

パンフレットなどを作るときは、CMYKで作る

名札が一部色がおかしく仕上がってしまったんです。

文字と黒背景がうまく透過されなかった。

f:id:justsize:20190428152002j:plain

こんな感じに。

f:id:justsize:20190428152059p:plain

#の左側で微妙に色が変わってますよね。何も知らずにRGBという色モードでやったらこうなるらしいです。(電話した)

印刷物に関してはCMYKで作るのが良いと言うことでした。

私はOffice 365契約しているので、Publisherが使えるのでそれで作ったのですが、PublisherでもCMYKでの色選択可能です。

f:id:justsize:20190428152321p:plain

懇親会の班分けは、武将シールにすると盛り上がる

懇親会の班分け、今回は名札に武将シールを貼ってみたんです。普通はカラーシール貼るみたいなんですけどね。

そしたら、「信長の人ー!?」とか「卑弥呼ー!?」とかお互い武将などで呼び合ってグループ作るので面白かったです。笑

スタッフは一目で分かる腕章必須

腕章なり何なり、一目で分かるアイコンがないとスタッフだと分からないです。安いので腕章が良いかな。あとは、みんなのコードさんからお借りしたトランシーバーが便利でした。単機能、シンプルなものって結局便利ですよね。トイレの中で延々と呼ばれたので、返事を考えて恥ずかしくて死ぬかと思いましたけど。笑(結局返事はしてません。笑)

ここからちょっと雑になります。

後半にお楽しみを作る

途中で帰っちゃうので。笑

懇親会は飲み物より食べ物

意外と飲みませんでした。食べ物はカラに。そして飲み物余ったので持ち帰ることに。

参加費を取って、事前徴収するといいかも

今回は参加無料にしたんです。そうすると、無断で欠席する人が多かったです。
なので、少額でも有料にして事前徴収することで、キャンセルをしづらくしたほうが良いかもしれません。なお、会自体は企業のスポンサー費用によって賄うことができました。懇親会の申し込みが多かったのにキャンセルが多かったので足が出てしまい、赤字ではありましたが、それがなければトントンです。会場費がかからなかったのが大きい。ただ、前述の通り、キャンセルを考えると無料は面倒なので、何か記念品を用意するなどしてお金を使い、少額でも有料というのは選択肢としてアリだと思います。その際、教員がメインでイベントを開催すると、副業扱いになったりするかも知れない点には注意が必要ですね。メインは民間の方に立ってもらい、その憂いを無くす必要はあると思います。私も今回、お金関係は別の方に取り仕切っていただきました。

自分が楽しいと思うイベントをやるべき

最後なんですけど、スタッフが増えると、それぞれの思惑とか考えとか、色々混じってきて、妥結点が見いだせないこともあると思うのですが、最終的な決断は責任者の人が下すわけですから、責任者がやりたいと思うイベントにするべきだと思いました。

始めのうちは、Facebookのグループのトップに、このイベントが目指すものを貼り付けておきました。

理念について
今回の目的を5段階にしてみました
1 プログラミング教育は怖くないことがわかる(最低条件)
2 なんとなくScratchがわかる
3 micro:bitが欲しくなる(B評価ここ)
4 プログラミング教育が楽しそうだと思ってワクワクする
5 翌日から始まる新学年で取り組みたくなってウズウズする(最高)
とにかく、ワクワクして帰ってもらいたいと思っています。なので堅苦しいことは無しです。

今回は協力して下さる方々が本当にそれを理解して下さっていたので、やりやすかったし、想像以上の仕上がりになりました。多分色々なところで「こいつしょうがねぇなぁ」と思いながら協力して下さった方は多かったと思うのですが、本当にありがたかったです。グループの関係が良好なまま終えられたのは、本当に嬉しかったです。

さて、次回はこのような点をきちんと潰して、そして更に発展させたイベントを開きたいと思っています。(え

なんとですね、このブログを見て参加を決めて下さった方も多数いてですね、私のショートセッションの時に手を挙げてもらったら半分以上私のブログを知っている方がいて感激でした。(と同時に超プレッシャーに。)

時も場所も未定ですが、またいずれ、お会いしましょう!